Οι ανάγκες του χρήστη (δηλ. της επιχείρησης) συνίστανται σε δύο τομείς:
¨ Παρακολούθηση της διακίνησης των Ειδών (προϊόντων) της επιχείρησης
¨ Παρακολούθηση των Οικονομικών της επιχείρησης
Έτσι, προκύπτει η ανάγκη διαχείρισης των παραστατικών τα οποία η επιχείρηση οφείλει και χρειάζεται να εκδίδει. Ο τομέας αυτός είναι ζωτικής σημασίας, δεδομένου ότι τα παραστατικά (στην ουσία οι παράμετροι των παραστατικών) ορίζουν κανόνες σε χρήμα ή ποσότητα σε σχέση με την επιχείρησή μας:
| Παραστατικό | Παρακολουθεί την Διακίνηση |
| Απόδειξη Είσπραξης | € |
| Δελτίο Αποστολής | Ποσότητες |
| Απόδειξη Λιανικής Πώλησης (για Ιδιώτες) | € & Ποσότητες |
| Τιμολόγιο Δελτίο Αποστολής (για Εταιρίες) | € & Ποσότητες |
Παραστατικά /Σειρές Παραστατικών
σσ: Θα χρησιμοποιούμε τις συντμήσεις
– ΤΔΑ: για το «Τιμολόγιο Δελτίο Αποστολής»
– ΑΛΠ: για την «Απόδειξη Λιανικής Πώλησης»
Σειρά είναι η λειτουργία που έχει μπροστά του ο "απλός" χρήστης όταν προτίθεται να επιλέξει το είδος του παραστατικού που πρέπει να καταχωρήσει. Κατά την καθημερινή εργασία του ο χρήστης δεν διαχειρίζεται ούτε "Τύπους" Παραστατικών ούτε, πολύ περισσότερο, "Κινήσεις". Χειρίζεται Σειρές Παραστατικών.
Στον προγραμματισμό, μπορούμε να διακρίνουμε παραστατικά και σειρές αν αντιληφθούμε…
¨ το παραστατικό ως μια «ιδεατή» έννοια: αντιπροσωπεύει έναν κανόνα, ενώ
¨ την σειρά ως μια φυσική («υπαρκτό») έννοια: αντιπροσωπεύει ένα αντικείμενο, ένα «βιβλιάριο» (μπλοκ)
Μπορούμε π.χ. να έχουμε τρία μπλοκ «Τιμολόγιο Δελτίο Αποστολής» : Α,Β,Γ
Οι «έννοιες» παραστατικό Α-131, Β-131, Γ-131 είναι απλώς ένας κανόνας, ένα σύνολο παραμέτρων: πρόκειται για τον «Τύπο Παραστατικού Τιμολόγιο Δελτίο Αποστολής».
Κάθε Σειρά Παραστατικού «κρύβει» μέσα στις παραμέτρους της τον Τύπο του Παραστατικού που χρησιμοποιεί. Άρα όταν καταχωρίζεται το παραστατικό μίας συγκεκριμένης Σειράς, εκείνο το οποίο καθορίζει το ποιές Κινήσεις θα δημιουργηθούν από την καταχώριση του παραστατικού, είναι ο Τύπος (παραστατικού) της Σειράς.
Έτσι, από τις παραμέτρους που ρυθμίζονται για μία Σειρά, η σημαντικότερη είναι ο Τύπος Παραστατικού που χρησιμοποιεί. Κάθε Σειρά χρησιμοποιεί έναν Τύπο Παραστατικού, ενώ ένας Τύπος Παραστατικού μπορεί να χρησιμοποιηθεί από πολλές - απεριόριστες - Σειρές.