Παραστατικό (Action)
Παραστατικό είναι η αποτύπωση μιας ενέργειας/κατάστασης/συμφωνίας και οτιδήποτε έχει νόημα να καταγράφει ώστε να μπορεί στο μέλλον να αναζητηθεί εύκολα και να μας πληροφορήσει για το συμβάν. Κάποια παραστατικά είναι υποχρεωτικά από την νομοθεσία Π.Χ. (Η απόδειξη Λιανικής πώλησης -η σελίδα ή το χαρτί της ταμιακής μηχανής που λαμβάνει όποιος ιδιώτης αγοράζει). Κάποια παραστατικά που τα χρειάζεται η εταιρεία για την οργάνωση της (iso, crm, οργάνωση Παραγωγής, Task, Τηλεφωνική κλήση)
(Σειρά παραστατικού) Είναι το όνομα του παραστατικού. Τα παραστατικά που εκδίδουμε με την ιδία σειρά παραστατικού (όνομα) έχουν την ιδία δομή σαν ένα προ τυπωμένο βιβλίο με ίδιες σελίδες που περιγράφουν την ίδια πράξη πχ(Σειρά απόδειξη Λιανικής πώλησης)
Το παραστατικό περιλαμβάνει τα εξής
(Συναλλασσόμενος). Κάθε παραστατικό αφορά έναν συναλλασσόμενο. Μέσα στο παραστατικό μπορεί να υπάρχουν και άλλοι συναλλασσόμενοι αλλά πρέπει κάθε φορά να υπάρχει τουλάχιστον ένας. Αναλόγως την λογιστική ζώνη του συναλλασσόμενου επιτρέπεται να εκδώσουμε και τα κατάλληλα παραστατικά στον συναλλασσόμενο
(Σειρά παραστατικού), Το όνομα της πράξης που περιγράφει και έναν αύξων αριθμό (για να τα ξεχωρίζουμε ) την Ημέρα και Ώρα
Προϊόντα. Σε κάποια παραστατικά μπορεί να υπάρχουν προϊόντα με ποσότητα, τα στοιχεία προϊόντος, τις τιμές, και την σύνδεση των τιμών με τους λογαριασμούς λογιστικής (πχ ο λογαριασμός του πελάτη, φπα, πώλησης,...)
Αξίες. Αν έχουν διακινηθεί αξίες (πληρωμές / εισπράξεις / Μετρητά, κάρτες...) και την σύνδεση τους με τους λογαριασμούς λογιστικής (πχ ταμείο , ο λογαριασμός του πελάτη,...)
Αν ΔΕΝ έχουν διακινηθεί αξίες στο παραστατικό τότε είναι υποχρεωτικό να περιγράφει ο τρόπος πίστωσης.
Εισαγωγή Νέου Παραστατικού γίνεται από:
α) Από οπουδήποτε υπάρχουν συναλλασσόμενοι (Λίστες, Στατιστικά,...) μπορούμε να εισάγουμε νέο παραστατικό για τον συναλλασσόμενο
β) Από την αρχική φόρμα επιλέγεται το κουμπί νέου παραστατικού.
γ) Από οπουδήποτε προσθέτοντας το κουμπί νέο παραστατικό που θα ανοίξει την φόρμα επιλογής συναλλασσόμενου και την φόρμα νέου παραστατικού.
Αφού έχουμε επιλέξει τον πελάτη το MyPage μας επιτρέπει να προχωρήσουμε μόνο με τα παραστατικά που επιτρέπονται με βάση την Λογιστική ζώνη του συναλλασσόμουν
Π.Χ Έχουμε επιλέξει τον Service (1) και στην φόρμα του νέου παραστατικού για τους συναλλασσόμενους που έχουν Λογιστική Ζώνη Service επιτρέπεται μόνο το παραστατικό TASK.
Επιλέγουμε το TASK και με Ener ή click στο κουμπί CREATE ξεκινάμε την διαδικασία.
Για να αλλάξουμε τα κουμπια γρήγορής προσβασης παταμε (Action)
Επεξεργασεία παραστατικού
Μπορούμε να ανοίξουμε την κεντρική φόρμα του παραστατικού μέσα από οποιοδήποτε στατιστικό το οποίο έχει στα στοιχεία του, τον αριθμό του παραστατικού που θέλουμε να επεξεργαστούμε.
ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΗ ΝΕΟΥ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ
Πηγαίνουμε στο Back Office => Actions (Παραστατικά) => και επιλεγούμε τα 1 -6 κουμπιά
1. GROUP (ΤΥΠΟΣ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ)
Δημιουργούμε ομάδες για τις σειρές των παραστατικών.
2. (ACTION TYPE) ΣΕΙΡΆ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΎ
Αρίθμηση παραστατικού
Όλα τα παραστατικά χρειάζονται ένα μοναδικό αριθμό ανά σειρά παραστατικού. Αυτό για να το πετύχουμε έχουμε γεννήτριες συνεχόμενων αριθμών. Κάθε φορά που εκδίδουμε ένα παραστατικό το παραστατικό παίρνει τον πρώτο μικρότερο και ελεύθερο αριθμό από την γεννήτριες συνεχόμενων αριθμών. Μια γεννήτρια συνεχόμενων αριθμών μπορεί να είναι συνδεδεμένη με μια σειρά παραστατικών ή με πολλές σειρές παραστατικών π.χ.( τιμολόγια δελτία αποστολής, τιμολόγιο πώλησης, τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών) ανάλογα με την νομοθεσία.
Action Name το όνομα που θέλουμε να δώσουμε στην Σειρά παραστατικού
GROUP NUMBER είναι ο κωδικός της γεννήτριας συνεχόμενων αριθμών. Αν βάλουμε 0 τότε δεν έχει αυτόματη αρίθμηση.
ΕΝΑΡΞΗ ΜΕ. Αν θέλουμε πριν από την αυτόματα αρίθμηση να έχουμε και 3-6 γράμματα (π.χ. ΤΔΑ + αυτόματη αρίθμηση) τους πληκτρολογούμε εδω.
MUST NUMBER. Επιλέγουμε αν πρέπει να έχει νούμερο το παραστατικό (Αν είναι Υποχρεωτικό και δεν είναι αυτόματο, τότε πρέπει να το δίνουμε εμείς)
Date Το κάθε παραστατικό έχει ημερομηνία. Αν θέλουμε το MyPage να βάζει σαν ημερομηνία αυτόματα το σήμερα το επιλέγουμε εδώ..
3. CONNECT (ΣΥΝΔΕΣΗ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ ΜΕ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΖΩΝΗ)
Συνδέουμε τη Σειρα του παραστατικου με την Λογιστική Ζωνη που επιτρέπετε να χρησημοποιήται τη Σειρά παραστατικου.
4. STORAGE (ΣΥΝΔΕΣΗ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ ΜΕ ΑΠΟΘΗΚΗ)
Κάθε επιχείρηση έχει αποθήκες. Για τους περισσότερους είναι <<η μια αποθήκη>> και αυτό φτάνει στους περισσότερους. Σε αρκετές περιπτώσεις χρειάζονται και άλλες αποθήκες όπως (προϊόντων προς επισκευή, πελατών, ελαττωματικών, δεσμευμένων, κατεστραμμένων) και αλλες αποθήκες όπως (δυνατότητες προμηθευτή, αποθήκη - δυνατότητες παραγωγής. αποθήκη - εργάτης Α, εργατοώρα, αποθήκη σε αυτοκίνητο (με ανταλλακτικά προς πώληση), αποθήκη σε αυτοκίνητο (με εργαλεία ) και όλα αυτά επί υποκατάστημα. Για το αν θα έχουμε ή όχι πολλές αποθήκες εξαρτάται από το το κόστος για να ξέρουμε (χρήμα, χρόνο, πελατεία, ηρεμία, τάξη, νομοθεσία, άλλες διαδικασίες, Πόσο κοστίζει το περιεχόμενο της αποθήκης, ) σε σχέση με το κόστος του να γνωρίζουμε.
Η προσθήκη και η αφαίρεση προϊόντων στην αποθήκη γίνεται πάντα μέσα απο τα παραστατικά που η σειρά του παραστατικού είναι συνδεδεμένη με την αποθήκη και αφαιρεί ή να προσθέτει.
Συνδέουμε τη Σειρά του παραστατικού με την Αποθήκη / Αποθήκες για τα προϊόντα και τον υπολογισμό των τεμαχίων ανά αποθήκη.
Add/Remove Αν είναι 1 τότε βάζει στην αποθήκη. Αν είναι -1 βγάζει από την αποθήκη. Αν είναι 0 δεν βγάζει ούτε βάζει από την αποθήκη.
Το NEEDED=1 σημαίνει ότι είναι υποχρεωτικό να υπάρχει τουλάχιστον ένα προϊόν στο παραστατικό.
5. PAYMENT WAY (ΣΥΝΔΕΣΗ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ ΜΕ ΠΛΗΡΩΜΗ)
Συνδέουμε τη Σειρά του παραστατικού με τους επιτρεπόμενους τρόπου πληρωμής.
6. MONEY (ΣΥΝΔΕΣΗ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ ΜΕ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ)
Στο MyPage έχουμε έτοιμα template για να συνδέονται οι σειρές των παραστατικών με την γενική λογιστική. Αν δημιουργήσουμε μια νέα σειρά παραστατικού και αυτή χρειάζεται να ενημερώνει νέους λογαριασμούς γενικής λογιστικής πρέπει να πάμε στο link (κόκκινο) και να συνδέσουμε την σειρά παραστατικού με το template. Αυτόματα κάθε φορά που εισάγουμε ένα παραστατικό θα ενημερώνονται οι λογαριασμοί γενικής λογιστικής για τα ποσά των προϊόντων και τα ποσά αξιών βάση τις παραμετροποιήσεις του συνδεδεμένου template. Μπορούμε να αλλάξουμε την παραμετροποίηση αν χρειαστεί με όποιον τρόπο θέλουμε.