ΣΥΝΑΛΛΑΣΣΟΜΕΝΟΣ (Πελάτες, Προμηθευτές και Service)
ΣΥΝΑΛΛΑΣΣΟΜΕΝΟΣ. Αναφέρεται Γενικά στους (Client / Service / Supplier)
Service. Σε μόνιμη σχέση εργασίας (Εργαζόμενος ή Συνεργάτης) και δεν του εκδίδουμε και δεν μας εκδίδει παραστατικά.
Εισαγωγή στο Mypage ενός Συναλλασσόμενου.
Για να εισάγουμε ένα Συναλλασσόμενου στο MyPage πρέπει να ξέρουμε από την αρχή, αν ο συναλλασσόμενος είναι Πελάτες, Προμηθευτές και Service και αναλόγως να επιλέγουμε στην κεντρική φόρμα ένα απο τα τρία κουμπιά Client / Service / Supplier. Με την επιλογή μας ανοίγει η φόρμα των συναλλασσόμενων με προεπιλογή τον τυπο που επιλέξαμε και βλέπουμε μόνο τους συναλλασσόμενους (Client / Service / Supplier) που επιλέξαμε.
Ο διαχωρισμός των συναλλασσόμενων σε Πελάτες, Προμηθευτές και service είναι απαραίτητος αλλά δεν είναι αρκετός, χρειάζεται να ορίσουμε και την Λογιστική ζώνη του συναλλασσόμενου για τους εξής λόγους.
Α) Βάση του Νόμου (π.χ οι πελάτες χωρίζονται σε Χονδρικής, Λιανικής, Ευρωπαϊκής Ένωσης, Τρίτων Χωρών,....)
Β) Υπάρχουν αλλά παραστατικά που επιτρέπονται σε Πελάτες - Ιδιώτες και άλλα σε Πελάτες - Εταιρείες. Π.Χ. Δεν μπορούμε να εκδώσουμε Τιμολόγιο σε ιδιώτες.
Γ) Η καρτέλα με τα στοιχεία του πελάτη που είναι Ιδιώτη έχει διαφορετικά στοιχεία από την καρτέλα με τα στοιχεία του πελάτη που ειναι εταιρεία. (Ημερομηνία Γέννησης, ΓΕΜΗ,....)
Για αυτούς τους λόγους όταν εισάγουμε έναν συναλλασσόμενο στο MyPage πρέπει από την αρχή να διαλέγουμε την σωστή Λογιστική ζώνη . Αυτή η επιλογή μας θα επηρεάζει τα πάντα σε σχέση με τον συναλλασσόμενο.
Α) Τα στοιχεία του συναλλασσόμενου
Β) Τα παραστατικά (Action) που μπορεί να χρησιμοποιήσει
Γ) Την δημιουργία του Λογαριασμό της Λογιστική που θα δημιουργηθεί για να υπολογίζεται η οικονομική του κατάσταση.
Για αυτούς τους λόγους είναι λάθος να αλλάξει Λογιστική ζώνη ενός συναλλασσόμενος. Ειδικά όταν έχει παραστατικά αυτό είναι παράνομο και δημιουργεί λογικά προβλήματα.
Συνήθως θέλουμε (λάθος) να αλλάξουμε την Λογιστική ζώνη ενός συναλλασσόμενος όταν μας ζητήσει να του εκδώσουμε ένα παραστατικό που (Σωστά) δεν αφήνει το MyPage να εκδώσουμε σε αυτόν.
Π.Χ Αν κάποιος Ιδιότης θέλει τιμολόγιο θα πρέπει να τον εισάγουμε και σαν εταιρεία (ακόμα και η προσωπική του εταιρεία είναι εταιρεία).
Μπορεί κάποιος είναι πελάτης μας (σαν Ιδιώτης), και είναι πελάτης μας (σαν εταιρεία) και είναι προμηθευτής (η εταιρεία του). θα τον εισάγουμε στο πρόγραμμα σαν 3 ξεχωριστές οντότητες, υποχρεωτικό βάση της Ελληνικής Εμπορικής Νομοθεσίας.
Για την διευκόλυνση μας, αν μία εταιρεία είναι και πελάτης και προμηθευτής να μην βάζουμε ακριβώς την ίδια επωνυμία και στους δύο αλλά να τυποποιήσουμε μια διαφοροποίηση
( Π.Χ. Για τον πελάτη = ΑΑΑΑ Α.Ε και για τον προμηθευτή = ΑΑΑΑ Α.Ε. Προμ.)
ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ. Για εταιρείες βάζουμε την επίσημη επωνυμία της εταιρείας όπως ακριβώς αναγράφετε στην σφραγίδα της εταιρείας. Τα εμπορικά σήματα ή άλλα στοιχεία τα βάζουμε στα στοιχεία. Για ιδιώτες πληκτρολογούμε το επώνυμο, αφήνουμε ένα κενό και πληκτρολογούμε το όνομα.
CODE Read Only εμφανίζει αυτόματα ένα νούμερο με ΜΕΙΟΝ το οποίο σημαίνει ότι είναι αυτόματη εγγραφή και θα πάρει αύξοντα αριθμό αυτόματα από το πρόγραμμα μετά την αποθήκευση της φόρμας.
ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ βάζουμε την ημερομηνία που γίνεται η εγγραφή.
Αφού έχουμε συμπληρώσει, όπως πάντα, όλες τις στήλες πατάμε ENTER και το πρόγραμμα πηγαίνει στη επόμενη κενή γραμμή. Αποθηκεύοντας με τη δισκέτα στη δεξιά κατακόρυφη στήλη και βλέπουμε ότι ο CODE θα πάρει αυτόματα τον επόμενο αύξοντα θετικό αριθμό.Μετά την αποθήκευση επιλέγουμε το Client Data στο αριστερό Toolbar, για να συμπληρώσουμε και τα υπόλοιπα στοιχεία του συναλλασσόμενου.
Π.Χ. Αν κάποιος ζητήσει τιμολόγιο, θα πρέπει να εισαχθεί στο πρόγραμμα σαν εταιρεία, με τα εταιρικά του στοιχεία.
ΕΠΙΛΟΓΉ ΣΥΝΑΛΛΑΣΣΌΜΕΝΟΥ (Πελάτη, Προμηθευτή, Service)
Σε πολλά σημεία του MyPage θέλουμε να επιλέξουμε ένα Πελάτη, Προμηθευτή ή Service (Συναλλασσόμενο).
Στην καρτέλα με τα στοιχεία ενός συναλλασσόμενου (σταθερά) για σύνδεση του με άλλον Συναλλασσόμενο
Στην καρτέλα με τα στοιχεία ενός συναλλασσόμενου στο Παραστατικό (δυναμικά) για σύνδεση του με άλλον Συναλλασσόμενο
Στην αναζήτηση του Συναλλασσόμενο στον οποίο θα εκδώσουμε ένα παραστατικό (δημιουργία παραστατικού).
Στα SuperWhere για να περιορίσουμε τα στοιχεία με βάση τον Συναλλασσόμενο.
Για την αναζήτηση του συναλλασσόμενου (Client, Supplier, Service) έχουμε ειδικά DropDown που έχουν όλες τις λειτουργίες του DropDown αλλά δεν φορτώνουν όλους τους Client ή Supplier (οι Service ειναι φορτωμένοι) απο την αρχή. Το φόρτωμα των Client ή Supplier γίνεται μετά την πληκτρολόγηση των 4 πρώτων χαρακτήρων που έχουμε εισάγει. Αν δεν ξέρουμε τους 4 πρώτους χαρακτήρες γράφουμε ότι ξέρουμε (κανένα, 1,2,3) και πατάμε * και το DropDown τώρα θα φορτώσει την λίστα με τους Client ή Supplier που το όνομα τους ξεκινάει από τους χαρακτήρες που έχουμε εισάγει. Μετά το φόρτωμα των στοιχείων λειτουργεί σας είναι ένα κανονικό DropDown.
Π.Χ είμαστε σε ένα Client DropDown και πληκτρολογούμε ΠΑ*. θα εμφανιστούν στο Client DropDown οι πελάτες που το όνομα τους ξεκινάει από ΠΑ...